Zeiterfassungssystem


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Schon seit vielen Jahren erfassen wir in unserer Einrichtung die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter nicht mehr auf Papier. Jeder Mitarbeiter hat eine jährliche Exceldatei, in der er die Arbeitszeiten festhält.

Wesentliche Merkmale der Excel-Datei sind:

  • pro Tag:
    • 2 Kommt- und Geht-Zeiten für die Betreuung „am Kind"
    • 1 Kommt- und Geht-Zeit für die Vertretung
    • 1 Spalte für Verfügungszeit
    • 1 Spalte für Leitungstätigkeit
    • 1 Spalte für Abwesenheiten (Urlaub, krank, sonstige Abwesenheiten)
    • 1 Spalte für Bemerkungen
    • Aus den Kommt- und Geht-Zeiten werden automatisch die geleisteten Stundenzahlen errechnet.
    • Dabei werden je nach Arbeitsdauer 30 oder 45 Minuten Pause automatisch berücksichtigt
  • monatliche Statistik
    • Bei Urlaub wird automatisch die Arbeitszeit basierend auf dem Dienstplan für den betreffenden Wochentag gutgeschrieben und der Urlaubstag vom Urlaubskonto abgezogen.
    • Auch bei Krankheit erfolgt eine Zeitgutschrift auf Basis des täglichen Dienstplanes.
    • Überträge auf den Folgemonat für
      • Saldo Arbeitszeit „am Kind“
      • Saldo Arbeitszeit „Vertretung“
      • Saldo Verfügungszeit 
      • Saldo Leitungstätigkeit
      • Urlaubsstand

Diese Exceldateien befinden sich in einer Cloud (DropBox) und sind für alle Mitarbeiter mit jeweiligem Zugriffsrechten auch auf ihrem PC überall verfügbar, sobald sie mit dem Internet verbunden sind.


Mit der Größe unserer Einrichtung ist die manuelle Erfassung der Daten in den Exceldateien und und insbesondere ihre Kontrolle so umfangreich geworden, dass wir uns schon seit 2016 immer wieder auf dem Markt nach einem Zeiterfassungssystem umgesehen haben. Leider wurden wir nicht fündig, da wir folgende Bedingungen an das System stellten:

  1. Keine Dokumentation der Daten auf einer traditionellen Stempelkarte sondern Bereitstellung der Daten in der Cloud
  2. Berücksichtigung der beiden Zeitarten „am Kind“ und „Vertretung“ (Da die Verfügungszeiten und Leitungstätigkeiten auch außer Haus erbracht werden können, bleiben diese für das Zeiterfassungssystem unberücksichtigt.)
  3. Möglichst eine automatische Übernahme der Daten in die oben beschriebenen Exceldateien.
  4. Und bezahlbar sollte das Ganze auch noch sein. Wir wollten kein SAP einführen...

Zum Jahresende 2016 stimmte der Vorstand dem Vorschlag des 1. Vorsitzenden zu, zu versuchen, ein solches System selbst zu entwickeln. Am 14.9.2017 konnte dann auf einer Teamsitzung aller Mitarbeiter das neue System angekündigt werden. Es basiert auf einem Minicomputer Raspberri Pi, einem berührungsempfindlichen Monitor und einem RFID-Sensor, der RFIDs lesen und schreiben kann. 

Fünf Mitarbeiterinnen meldeten sich als Testpersonen, die am 15.9. geschult wurden und seit dem 18.9. das System testen. Verläuft der Test positiv, soll das neue System zum 1.1.2018 für alle Mitarbeiter eingeführt werden.

Wer mehr über die Technik und die Exceldateien wissen möchte, der kann sich hier das Handbuch herunterladen.

Wer das System mal sehen möchte, der schaue an die Wand im Neubau bei der Tür im Erdgeschoss zum Projekt- und Bewegungsraum bzw neben der Tür vom Reinigungsmittelraum.

ReBo Zeiterfassung vorn
ReBo Zeiterfassung hinten


Die RFID-Karte

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